Технология управления, представленная в виде простой схемы, сводится к принятию решения, организации его исполнения и контролю над исполнением. Такую схему можно использовать как в случае проведения наиболее простого одноразового мероприятия, так и при организации сложных отраслевых систем. Эти системы будут отличаться степенью подготовки принятия решения, организацией его воплощения в жизнь (кадры, финансы, снабжение, реализация и др.) и организацией контроля над исполнением. Во всех случаях обязательно должны присутствовать указанные составляющие процесса.
Любое решение не возникает из ничего, оно должно быть принято только на базе необходимой информации по данному вопросу. При этом следует отметить два важных условия: во-первых, информация должна быть объективной и своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для обеспечения всех этапов процесса принятия управленческого решения. Если информация поступила с запозданием, организация теряет возможность принять участие в каких-либо действиях, мероприятиях, то есть возможность или шанс утрачиваются. С другой стороны, если информация недостаточна или является недостоверной, решение руководителя может стать ошибочным, поскольку оно не учитывает многих важных факторов.
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Это связано с развитием общества. В условиях рыночных отношений стремительно меняется экономическая ситуация, коммерческие предприятия «выживают» только тогда, когда они своевременно знают, что, когда и сколько стоит. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, и наоборот. Это свидетельствует о существенных изменениях в организации информационных ресурсов в обществе, показывает, что информация и документ как ее носитель осуществляют влияние на все аспекты управления, а также на функционирование различных структур, влияющих на конечный результат в экономической сфере.
Информационно-документационное обеспечение выступает одной из ключевых функций, обеспечивающих управление, реализация которой требует специальных, профессиональных знаний. От того, как поставлена эта работа, зависит оперативность и эффективность деятельности любого экономического субъекта.
В сфере управления главным образом работают с информацией и документами, которые выступают ее носителями. Документ – это объект и результат труда в сфере управления.
Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» означает отрасль работы, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления».
Итогом документирования считается документ — фиксированные на материальном носителе сведения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Носитель — материальный объект, применяемый для закрепления и сохранения на нем речевой, звуковой либо изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наравне с бумагой используются цифровые носители.
Ещё в X-XV веках возникла документация, которая не имела определенной формы и не была стандартизирована. XVIII век, а именно период правления Петра I, стал отправной точкой узаконивания делопроизводства. Постепенно развиваясь и совершенствуясь, документационное обеспечение, стало неотъемлемой частью жизни общества, а также любого хозяйственного субъекта.
Так как управленческая деятельность осуществляется только с использованием документации, необходимо рассмотреть организацию делопроизводства. Оно состоит из нескольких самостоятельных и взаимосвязанных видов деятельности.
Делопроизводство направлено на создание официальных документов организации и движения, а также учет и хранение. Создание и разработка официальных документов называется документированием, организация движения и учета документов – документооборотом. Деятельность по организации хранения документов называется архивным делом.
Общий документооборот организации может быть разделен на несколько видов. На рис. 1 представлена классификация документооборота, исходя из направления информационных потоков.
Рис. 1 Классификация документооборота организации
Деятельность любой соременной организации обеспечивается совокупностью взаимосвязанной внутренней документации. Основной набор документов определяется самой организацией, а также требованиями органов законодательной и исполнительной власти.
Каждый руководитель организации несет полную ответственность за делопроизводство и соблюдение стандартизированных правил и порядка работы с документами.
Рассматривая современную практику документационного обеспечения, следует выделить основную отличительную черту современного управления документами, которое создается на принципах, схожих с принципами систем менеджмента качества. В организации системы докуменационного обеспечния часто применяется цикл непрерывного улучшения Деминга – «Планируй-Сделай-Проверь-Действуй»:
- на первой стадии разрабатывается стратегия, подробно регламентируются все процессы;
- на второй стадии управление документами ведется в строгом согласовании с законодательно-нормативными условиями и внутренними нормативными документами компании;
- на третьей стадии разбирается результативность системы управления документами, выбираются мероприятия по исправлению и улучшению данной системы;
- на четвертой стадии в систему внедряются запланированные на третьей стадии улучшения и корректировки.
В течение всего цикла постоянно ведется подготовка и повышение квалификации всех работников компании, задействованных в документационном обеспечении управления.
На сегодняшний день выделяют три вида документооборота, которые определяются типами хозяйственных операций:
- управленческий;
- кадровый;
- финансовый.
Каждый из перечисленных видов подразделяется на три категории документов:
- организационные (документы, регламентирующие внутреннюю деятельность организации, устанавливают особенности работы для сотрудников);
- распорядительные (документы, отражающие решения управленческого аппарата предприятия или организации)
- информационно-справочные (протоколы, акты, справки, письма, докладные и объяснительные записки).
Главным характерным признаком каждого документа является его юридическая значимость, что обеспечивается присутствием обязательных для заполнения реквизитов. К ним, например, относится: наименование, число и место подписания, регистрирующий номер, согласующие и утверждающие подписи. В системе делопроизводства предусматриваются только такие виды документов, которые снабжены нужными реквизитами и оформлены в соответствии с условиями установленных стандартов.
На современном этапе внедрения достижений научно-технического прогресса в сферу управления, совершенствование документационного обеспечения является одним из самых перспективных направлений повышения эффективности управленческой деятельности. Современные виды электронно-вычислительной техники и появление новейших средств связи помогают использовать принципиально новые и более эффективнее информационные технологии в работе организации и ее структурных подразделений, внедряя технические средства в производственный процесс.
Возникновение в документоведении такого понятия, как «информационно-документационное обеспечение управления» неразрывно связано с изменениями организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в деятельности любой организации.
Информационно-документационное обеспечение управления представляет собой деятельность, направленную на обеспечение менеджмента необходимой информацией, а также оформление, обработку и хранение документов, создаваемых в процессе подготовки, принятия и реализации управленческих решений. От эффективности организации этой деятельности непосредственно зависит оперативность и качество принимаемых решений, и результат деятельности организации в целом.
Характерными особенностями информационно-документационного обеспечения управления, отличающими его от делопроизводства, являются следующие:
- охватывает всю документацию организации;
- в значительно большей степени позволяет использовать не только технические средства, но и информационные технологии;
- улучшает информационное обеспечение управленческого процесса за счет более эффективных технологий обработки информации;
- является обеспечивающей функцией управления – обеспечивает принятие эффективных управленческих решений.
Таким образом, термин информационно-документационное обеспечение управления подчеркивает особое значение информации в процессе подготовки и реализации управленческих решений, а также современную технологическую составляющую в организации делопроизводства.
Список использованных источников
- Делопроизводство. [Документационное обеспечение управления] : учебник / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. – Ростов н/Д : Феникс, 2017. – 375 с.
- Быкова Т.А. Технологии управления документами, или устарело ли делопроизводство. «Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее» // Материалы III Международной конференции. 2017. — с. 382-388.
- Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспеч. управл.: Учеб.пос. / М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов — 6 изд., испр. и доп. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014-С. 46.
- Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. — М.: ЮНИТИ, 2014. — 359 с.